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Workflow; Prozesse; Optimierung; Überwachung; Individuelle Formulare für Daten-Erfassung; Web-Anwendung;

Kurz & bündig

Flower ist ein automatisiertes Workflow-System, dass es erlaubt Arbeitsschritte jeder Art zu definieren und deren Ausführung automatisiert zu kontrollieren. Jeder Schritt innerhalb eines Arbeitsablaufs wird durch Flower transparent und messbar. Dadurch werden typische Engpässe, Wartezeiten, etc. schnell identifiziert und eliminiert.

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Ausführliche Informationen

Flower ist ein automatisiertes Workflow-System, dass es erlaubt Arbeitsschritte jeder Art zu definieren und deren Ausführung automatisiert zu kontrollieren. Jeder Schritt innerhalb eines Arbeitsablaufs wird durch Flower transparent und messbar. Dadurch werden typische Engpässe, Wartezeiten, etc. schnell identifiziert und zu eliminiert.

Die Bestimmung der einzelnen Schritte von Arbeitsabläufen verschafft Klarheit über „Was ist zu tun - Wann ist es zu tun - Wer hat es zu tun?“. Die kontrollierte Vorgabe einzelner Tätigkeiten mit Mitarbeiterzuweisung und geschätzter Dauer (selbstlernendes System – wie lang hat dieser Schritt in der Vergangenheit gedauert) gibt allen Mitarbeitern eine strukturierte Übersicht der aktuellen Tätigkeiten mit Dauer zur eigenen Planung. Dem Abteilungsleiter ermöglicht es Mitarbeiter-Aufgaben effizient und realistisch zu planen und immer eine aktuelle Übersicht mit Status aller verteilten Aufgaben zu haben.

Benötigt ein Mitarbeiter länger als die geschätzte Dauer einer Aufgabe, so erhält der Mitarbeiter selbst eine Warnmeldung sowie der Abteilungsleiter (wenn gewünscht). Umfangreiche Berichte und Kennzahlen analysieren die Arbeitsgeschwindigkeit, Status, etc. aller Tätigkeiten und Prozesse.

Liegen diese Kennzahlen vor, kann die Unternehmensführung typische Probleme erkennen und den Arbeitskreislauf optimieren.

Geschäftsprozesse

Ein Geschäftsprozess (GP) beschreibt eine Folge von Einzeltätigkeiten, die schrittweise ausgeführt werden, um ein geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen. Im Gegensatz zum Projekt kann der Prozess öfter durchlaufen werden. Ein Geschäftsprozess kann Teil eines anderen Geschäftsprozesses sein oder andere Geschäftsprozesse enthalten bzw. diese anstoßen. Geschäftsprozesse gehen oft über Abteilungen und Betriebsgrenzen hinweg und gehören zur Ablauforganisation eines Betriebs.

Ein Prozess erläutert den Fluss und die Transformation von Material, Informationen, Operationen und Entscheidungen. Eine Spaltung in Teilprozesse, die sich wiederum in Schritte und Aktivitäten gliedern, ist möglich.

Flower unterstützt die Erstellung von einfachsten Tätigkeiten (z.B. Monatliches Entkalken der Kaffeemaschine) bis hin zu komplexen Verkettung von Arbeitsabläufen.

Es lassen sich leicht einmalige, allgemeine Aufgaben (einfache Todo-Anweisungen) und auch eine Folge von Aufgaben als Workflow hinterlegen.

Ist z.B. ein Mitarbeiter krank, so können seine Aufgaben temporär auf seine Vertreter umverteilt werden (-> Workflow für Mitarbeiter-Vertretung). Sind solche Arbeitsanweisungen als Workflow bereits hinterlegt, so führt Flower den Vertretungs-Workflow des jeweiligen Mitarbeiters automatisch aus, sobald er im System krank gemeldet wird.

Ein Workflow kann aus einem oder mehreren Tätigkeiten bestehen. Je Workflow und anhängender Tätigkeit können eine Vielzahl von Details definiert werden.

Ein Workflow kann durch verschiedene Gegebenheiten gestartet werden: Manuell durch einen Mitarbeiter oder automatisch, basierend auf einem Zeitpunkt (z.B. jeden Mittwoch; am 1. Arbeitstag eines Monats; ein Datum/Uhrzeit, etc.) oder durch eine Begebenheit (z.B. Eine neue Kundenanfrage ist per Email eingetroffen oder aufgrund eines Ergebnisses eines anderen Workflows -> Urlaubsantrag eingereicht, von Vorgesetzen genehmigt -> Neuer Prozess „Übergabe wegen Urlaub“ wird automatisch gestartet)

Die einzelnen Tätigkeitsanweisungen bzw. die Flower-Korrespondenz erfolgt auf Wunsch per email oder durch eine Informationsleiste die fest auf dem PC Desktop verankert ist und immer sichtbar ist.

Ihre Vorteile

• Vollständige Transparenz
• Ermöglicht Optimierung im Geschäftsablauf
• Aufgaben sind einfacher kontrollierbar
• „Status Quo“ auf einem Blick („Management Übersichten“)
• Schriftliche Dokumentation von „Was ist zu tun - Wann ist es zu tun - Wer hat es zu tun?“
• Aufgaben und Tätigkeiten werden nicht vergessen
• Ressourcen-Reduktion durch automatisierte Abläufe

Funktionen

Mitarbeiter-Bereich

• Intuitiv nutzbar –wenig Training notwendig
• Workflow Portal einstellbar (basierend auf Benutzerrechte und Präferenzen)
• Der Workflow Portal Start Bildschirm zeigt die Zusammenfassung und aktuelle Aktivitäten alle zugewiesener Prozesse an
• Echtzeit-Prozess-Ansicht
• Direkter Zugriff auf Statistiken und Berichte
• Versenden und Ansicht von Benutzer-Kommentare je Prozess-Schritt
• Direkter Zugriff auf einen Prozess-Schritt (Schnellsuche)
• Einfaches Finden von Informationen in Workflows
• Kalender im Outlook-Stil zur Terminübersicht und Terminverwaltung

Meldungen

• Fallbezogene Email Benachrichtigungen (was ist zu erledigen; Verzögerungsinformationen; Prozess abgeschlossen, etc.)
• Texte aller Email-Benachrichtigungen veränderbar
• SMTP Protokoll konform (Email-Verkehr) - Unterstützung von MS Exchange, Lotus, Tobit, etc.
• Email Benachrichtigungen können generell auch deaktiviert werden
• Der Versand von Email Benachrichtigungen kann pro Mitarbeiter zeitlich bestimmt werden (z.B. Alle Nachrichten gesammelt in eine Email um 09:00, 12:00 und 16:00) ODER bei Ereigniseintritt
• Darstellung von Informationen aus Benutzerformularen möglich

Workflow Funktionen

• „Menschliche“ und automatische Aktionen können in einem Workflow kombiniert werden
• Workflow Änderungen: Je Workflow können Sie bestimmen, ob die Mitarbeiter Ihre zugewiesene Tätigkeit weiter delegieren dürfen, d.h. ob sie selbst Änderungen im Workflow durchführen dürfen.
• Mitarbeiter können ganze Workflows und Unteraufgaben von Kollegen übernehmen
• Workflows können Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen zugeordnet werden (Einstellbar: nur vom Workflow-Ersteller oder Mitarbeiter können eigene Aktionen delegieren)
• Erstellung einfacher und komplexe (=bestehend aus mehreren Einzel-Prozessen) Workflows
• Jedem Workflow können Dateien, Dokumente, Bilder, etc. angehängt werden
• Workflow-Schritten können Prioritäten zugewiesen werden
• Je Workflow kann eine max. Durchführungsdauer bestimmt werden
• Je Workflow-Schritt/Aufgabe kann eine max. Durchführungsdauer bestimmt werden
• Status eines Workflows einstellbar (aktiv, deaktiviert, Testmodus)
• Workflows können ein oder mehrere Kategorien zugewiesen werden (zur organisatorischen Darstellung für Endbenutzer)
• Workflows können dupliziert werden (als Vorlage für einen neuen Workflow)

Workflow-Start

• Manuell durch Benutzer
• Automatisch (z.B. Zeitpunkt, Ergebnisse anderer Workflows, Email-Eingang, …)

Reporting

• Workflow-Monitor: Anzeige von allen verfügbaren Informationen zu einem Workflow (Wann hat Mitarbeiter Benachrichtigung geöffnet, wann das Formular geöffnet und die Aufgabe abgeschlossen, …)
• Übersicht alle Mitarbeiter mit allen Aufgaben und deren Status (neu, aktuell, überfällig, 2. Warnstufe erreicht)
• Mitarbeiter-Analyse: Wie lange brauchen Mitarbeiter für einzelne Aufgaben (allgemein oder Workflow-spezifisch) – dient als Grundlage zur Prozess-Optimierung
• Workflow-Analyse: Kennzahlen über einen gesamten Workflow in einem Datumsbereich oder Gesamtansicht

Beispiel-Workflow „Anfrage – Projektende“ bei einem Handwerksbetrieb:

1. Anfrage Erfassen (Eingabe von Detailinformationen: Anfrageart, Kundendaten, Anfragedatum, …)
2. Kunden kontaktieren
3. Termin Ergebnis erfassen
4. Angebot Erstellung/Abgabe
5. Nachfass Termin
6. Auftragsstatus
7. Nachverhandlung

Für jede einzelne Aufgabe gibt es ein eigenes Formular zur Datenerfassung.

Sie erreichen unseren Vertrieb unter der Telefonnummer +49 6203 18 94 915 oder per email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.