William Edwards Deming gilt als Vater des „Total Quality Managements“. Als Begründer dieser Geschäftsprozessverwaltung prägte er den folgenden bedeutenden Satz: „Wer die Prozesse im Unternehmen nicht beherrscht, beherrscht das ganze Unternehmen nicht.“ Dieser Ausspruch macht deutlich, wie wesentlich es ist, ein essenzielles Wissen über interne Betriebsprozesse zu besitzen.
Hinter Business Process Management (BPM) verstecken sich unterschiedliche Schwerpunkte, die ein Unternehmen kennzeichnen. Dabei handelt es sich u. a. um Methoden und Konzepte, die eine Optimierung von Geschäftsprozessen bewirken. Ebenso gehören zum BPM auch Analyse und Steuerung von operativen Geschäftsabläufen, die eine Qualitätsverbesserung, Produktivitätserhöhung und Transparenz zur Folge haben, damit die Firma ihre branchenabhängigen Ziele erreicht.
Bekanntlich sind Geschäftsprozesse einem steten Wandel unterworfen, denn Betriebe müssen auf Marktsituation, Kaufverhalten und Produkterweiterung reagieren, z. B. mit einer Umstellung des Warenangebots. Oft wirken auch Trends von außen auf das Geschäftsmanagement ein, wenn Gesetze sich ändern oder durch den Weltmarkt neue Verkaufsstrategien erforderlich sind. Dies bedingt eine unverzügliche Assimilation der firmeninternen Strukturen und Prozesse. Zu den Schlagwörtern des BPM gehören u. a.: kontinuierliche Verbesserung von Abläufen, Nutzung von unentdeckten Potenzialen, Kosten- und Zeitersparnis und wünschenswerte Gewinnsteigerung.
Neben den „Requisiten“ im Unternehmen wie z. B. Aufbau, Analyse, Automatisierung und Durchlässigkeit darf man die Rollenspieler dieses umfangreichen Geschäftsapparates nicht unterschlagen: Dienstleister, Kunden und Lieferanten. Alle Beteiligten sind involviert im Zusammenspiel reibungsloser Abläufe, nachhaltiger Motivation, konfliktfreier Kompromisse und vereinfachter Adaption der Gewinn bringenden Innovationen.
Dem BPM obliegt eine fortwährende methodische Verfahrensweise, die bei konsequentem Einsatz einen Kreislauf ergibt. Um Geschäftsabläufe zu optimieren, muss das BPM fortlaufend unterschiedliche Stufen in regelhafter Weise durchlaufen: von der Modellierung über die Ausführung zur Überwachung, die eine Analyse bedingt und zur Optimierung führt. Im BPM spiegelt sich ein lebendiger Zyklus (Lifecycle) wider, denn die Kernpunkte des Prozessmanagements liefern dem Unternehmen Lösungen für neue Beschaffenheiten, schnelle Implementierung, gewissenhafte Überwachung sowie Analyse und Optimierung von Prozessen.
Die Geschäftsprozessverwaltung verfolgt mannigfache Ziele im Bereich der Steuerung, Strategie, Organisation uvm. Neben ganzheitlicher Betrachtung von Abläufen geht es vor allem auch um die Verbesserung der Wertschöpfungskette. Eine aktive Prozesssteuerung trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern, qualitativ höhere Ergebnisse zu liefern und eine stabile Konkurrenzfähigkeit zu etablieren. Mit erhöhter Transparenz und erweiterter Flexibilität sollen die Kosten reduziert und der Gewinn erhöht werden, wozu das BPM durch Vereinfachungen notwendiger Prozesse beiträgt.
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